TenderProc verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten TenderProc erhebt, warum, und welche Rechte Sie daran gemäß der DSGVO und belgischem Datenschutzrecht haben. Sie gilt für Besucher unserer Website und Nutzer der TenderProc-App.
1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist
Verantwortlicher ist Nokhbat Al Mutakamilah lil Khadamaat atTijaria, USt-IdNr. (Saudi-Arabien) 3123756993100003. Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter contact@tenderproc.com.
Wir sind außerhalb der Europäischen Union niedergelassen, bieten den Dienst aber Unternehmen in Belgien und der EU an, sodass diese Erklärung und die DSGVO selbst dennoch für die Verarbeitung Ihrer Daten gelten (Art. 3 Abs. 2 DSGVO).
2. Was wir erheben
Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (gehasht gespeichert von unserem Authentifizierungsanbieter Supabase — wir sehen das Klartext-Passwort nie).
Unternehmensprofil: Firmenname, Adresse, Größe, Branchen, Beschreibung, Website, Mitarbeiterzahl, bediente Regionen und Sprachen — bei der Registrierung erhoben und auf Ihrer Unternehmensseite bearbeitbar.
Unternehmenswissensdatenbank: die von Ihnen angebotenen Leistungen, Zertifizierungen, frühere Referenzen (die Auftragswerte enthalten können) sowie von Ihnen hochgeladene Nachweisdokumente. Diese dienen der Erstellung von Match-Scores und Eignungsprüfungen und — nur wenn Sie dies wählen — als Quellmaterial für KI-generierte Angebotstexte.
Ausschreibungen und Angebote: von Ihnen hochgeladene oder verfolgte Ausschreibungen, die daraus extrahierten Anforderungen und Zuschlagskriterien, Ihre Angebotswerkraum-Daten (Status, Checklisten, hochgeladene Angebotsdokumente, KI-generierter Antworttext) sowie, sofern von Ihnen erfasst, das Ergebnis eines Angebots, das wettbewerblich sensible Angaben wie den Zuschlagspreis oder Ihre eigene Bewertung enthalten kann.
Technische Daten: Standard-Anfragedaten (IP-Adresse, Browser-User-Agent), die durch die Nutzung einer Web-App entstehen, Sitzungscookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung sowie ein Cookie, das Ihre Sprachpräferenz speichert. Wenn Sie über den Cookie-Banner zustimmen, verwenden wir außerdem Google Analytics, um zu verstehen, wie Besucher die Website nutzen — siehe Abschnitt 8.
3. Warum wir sie verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
- Bereitstellung des Dienstes — Erstellung Ihres Kontos, Abgleich von Ausschreibungen mit Ihrem Profil, Durchführung von Eignungsprüfungen, Erstellung von Angebotsentwürfen und Betrieb Ihres Angebotswerkraums. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Abrechnung — Abwicklung Ihres Abonnements über Paddle und Führung der nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Aufzeichnungen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
- Servicebenachrichtigungen — Versand der Ausschreibungs-Übersichts-E-Mail für die von Ihnen ausgewählten Branchen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am Betrieb der von Ihnen konfigurierten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dies jederzeit in Ihren Einstellungen deaktivieren.
- Sicherheit und Missbrauchsprävention — Schutz von Konten und dem Dienst vor unbefugtem Zugriff. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Rechtliche Compliance — Beantwortung rechtmäßiger Anfragen, steuerliche und buchhalterische Aufzeichnungspflichten. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
- Analyse, nur mit Ihrer Einwilligung — Verständnis darüber, wie Besucher die Website nutzen (über Google Analytics), um sie zu verbessern. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können diese jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen.
KI-gestützte Ergebnisse (Match-Scores, Eignungsprüfungen, entworfener Text) werden erstellt, um Ihnen zu helfen, nicht um Entscheidungen über Sie zu treffen — TenderProc verwendet keine automatisierte Verarbeitung, um Entscheidungen zu treffen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Ein Mensch — Sie — prüft und entscheidet stets, bevor etwas bei einem öffentlichen Auftraggeber eingereicht wird.
4. Mit wem wir sie teilen
Wir geben personenbezogene Daten an folgende Auftragsverarbeiter weiter, jeweils gebunden durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und nur soweit für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich:
- Supabase — hostet unsere Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung. Projektregion: Paris, Frankreich (AWS eu-west-3).
- Anthropic — verarbeitet von Ihnen eingereichten Ausschreibungs- und Unternehmenstext, um Match-Scores, Eignungsprüfungen und Angebotsentwürfe zu erzeugen. Anthropic hat seinen Sitz in den USA; Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln oder eine gleichwertige Garantie abgedeckt.
- Resend — versendet die Ausschreibungs-Übersichts-E-Mail und andere transaktionale E-Mails.
- Paddle — verarbeitet Zahlungen und tritt für kostenpflichtige Abonnements als Merchant of Record auf; Paddle erhält die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Rechnungsdaten (Paddle, nicht wir, speichert Ihre Kartendaten).
Ausschreibungs- und Vergabedaten, die in die andere Richtung fließen — von der TED-Datenbank der EU und der belgischen e-Procurement/BOSA-Plattform zu TenderProc — sind öffentliche Vergabedaten, keine personenbezogenen Daten von Ihnen; wir senden Ihre Daten nicht an diese Quellen.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu eigenen Marketingzwecken an Dritte weiter.
5. Internationale Übermittlungen
Unsere Datenbank und Dateispeicherung (Supabase) werden in Paris, Frankreich (AWS eu-west-3) gehostet, innerhalb des EWR. Zwei andere Teile unseres Betriebs sorgen weiterhin dafür, dass Ihre Daten den EWR verlassen, und wir möchten damit offen umgehen, statt es zu verstecken: unser KI-Verarbeitungsanbieter (Anthropic) hat seinen Sitz in den USA, und Nokhbat Al Mutakamilah lil Khadamaat atTijaria selbst ist als Verantwortlicher außerhalb des EWR niedergelassen. Für jede dieser Übermittlungen stützen wir uns zum Schutz Ihrer Daten auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen anderen nach Kapitel V der DSGVO anerkannten rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus. Sie können bei uns eine Kopie der jeweiligen Garantie anfordern, indem Sie uns unter contact@tenderproc.com kontaktieren.
6. Wie lange wir sie aufbewahren
Wir bewahren Ihre Konto- und Arbeitsbereichsdaten auf, solange Ihr Konto aktiv ist. Löschen Sie Ihr Konto, löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist, außer bei Daten, die wir länger aufbewahren müssen — etwa Abrechnungs- und Rechnungsunterlagen, die wir für die nach belgischem Handels- und Steuerrecht vorgeschriebene Dauer aufbewahren.
7. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht,
- Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten;
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
- uns zu bitten, Ihre Daten zu löschen (vorbehaltlich unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, z. B. für Rechnungen);
- bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen;
- Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten;
- eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht;
- sich bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données) oder Ihrer eigenen EU-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter contact@tenderproc.com. Wir müssen Ihre Identität möglicherweise überprüfen, bevor wir einer Anfrage nachkommen.
8. Cookies
Wir verwenden technisch notwendige Cookies — eines, um Sie angemeldet zu halten (gesetzt von der Supabase-Authentifizierung), und eines, um Ihre Sprachpräferenz zu speichern. Diese erfordern keine Einwilligung, da der Dienst ohne sie nicht funktionieren kann.
Mit Ihrer Einwilligung, die Sie über den bei Ihrem ersten Besuch angezeigten Cookie-Banner erteilen, verwenden wir außerdem Google Analytics, um zu verstehen, wie Besucher die Website nutzen (aufgerufene Seiten, ungefährer Standort anhand der IP-Adresse, Gerätetyp); IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert. Eine Ablehnung wirkt sich nicht auf Ihre Nutzung des Dienstes aus, und Sie können Ihre Wahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern.
9. Sicherheit
Daten werden während der Übertragung verschlüsselt (HTTPS). Der Zugriff auf Ihre Daten innerhalb des Dienstes ist über eine auf Datenbankebene durchgesetzte Zeilenebenen-Sicherheit auf Ihr eigenes Konto beschränkt — standardmäßig kann kein anderes Kundenkonto Ihre Daten abfragen. Der Zugriff durch TenderProc-Mitarbeiter ist auf das für Support und Betrieb des Dienstes Erforderliche beschränkt.
10. Kinder
TenderProc ist ein Business-to-Business-Dienst und richtet sich nicht an Kinder und wird wissentlich nicht von ihnen genutzt.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei einer wesentlichen Änderung werden wir uns angemessen bemühen, Sie darüber zu informieren, bevor sie in Kraft tritt.