TenderProc verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens TenderProc verzamelt, waarom, en welke rechten u daarop hebt op grond van de AVG en de Belgische gegevensbeschermingswetgeving. Ze is van toepassing op bezoekers van onze website en gebruikers van de TenderProc-app.
1. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is Nokhbat Al Mutakamilah lil Khadamaat atTijaria, btw-nummer (Saoedi-Arabië) 3123756993100003. Voor vragen over deze verklaring of om uw rechten uit te oefenen, contacteer ons via contact@tenderproc.com.
Wij zijn gevestigd buiten de Europese Unie, maar bieden de Dienst aan bedrijven in België en de EU aan, waardoor deze verklaring en de AVG zelf toch van toepassing zijn op hoe wij uw gegevens verwerken (art. 3, lid 2, AVG).
2. Wat wij verzamelen
Accountgegevens: uw e-mailadres en wachtwoord (gehasht opgeslagen door onze authenticatieprovider, Supabase — wij zien het wachtwoord nooit in leesbare vorm).
Bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, adres, grootte, sectoren, beschrijving, website, aantal werknemers, bediende regio’s en talen — verzameld bij registratie en aanpasbaar op uw Bedrijfspagina.
Kennisbank van uw bedrijf: de diensten die u aanbiedt, certificaten, eerdere referenties (die contractwaarden kunnen bevatten) en ondersteunende documenten die u uploadt. Dit wordt gebruikt om matchscores en geschiktheidscontroles te genereren en — alleen als u dat kiest — als bronmateriaal voor door AI opgestelde offerteantwoorden.
Opdrachten en offertes: opdrachten die u uploadt of volgt, de vereisten en gunningscriteria die wij eruit halen, uw offertewerkruimtegegevens (status, checklists, geüploade offertedocumenten, door AI opgestelde antwoordtekst) en, indien u dit registreert, de uitkomst van een offerte, die commercieel gevoelige cijfers kan bevatten zoals de winnende prijs of uw eigen score.
Technische gegevens: standaard verzoekgegevens (IP-adres, browser-useragent) die ontstaan door het gebruik van een webapp, sessiecookies om u aangemeld te houden, en een cookie die uw taalvoorkeur onthoudt. Als u hiermee instemt via de cookiebanner, gebruiken wij ook Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken — zie sectie 8.
3. Waarom wij ze verwerken, en op welke rechtsgrond
- Levering van de Dienst — het aanmaken van uw account, het matchen van opdrachten met uw profiel, het uitvoeren van geschiktheidscontroles, het genereren van conceptantwoorden en het beheren van uw offertewerkruimte. Rechtsgrond: uitvoering van onze overeenkomst met u (art. 6, lid 1, b), AVG).
- Facturatie — verwerking van uw abonnement via Paddle, en het bijhouden van registers vereist door boekhoud- en belastingwetgeving. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, b) en c), AVG).
- Servicemeldingen — het versturen van de opdrachtendigest per e-mail voor de door u geselecteerde sectoren. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van de functie die u hebt ingesteld (art. 6, lid 1, f), AVG); u kunt dit op elk moment uitschakelen in uw voorkeuren.
- Beveiliging en misbruikpreventie — het beschermen van accounts en de Dienst tegen ongeoorloofde toegang. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f), AVG).
- Wettelijke naleving — het beantwoorden van rechtmatige verzoeken, fiscale en boekhoudkundige registratie. Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c), AVG).
- Analyse, alleen met uw toestemming — begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken (via Google Analytics), zodat wij deze kunnen verbeteren. Rechtsgrond: toestemming (art. 6, lid 1, a), AVG); u kunt deze op elk moment intrekken via “Cookievoorkeuren” in de footer.
AI-ondersteunde resultaten (matchscores, geschiktheidscontroles, opgestelde tekst) worden gegenereerd om u te helpen, niet om beslissingen over u te nemen — TenderProc gebruikt geen geautomatiseerde verwerking om beslissingen te nemen die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen in de zin van art. 22 AVG. Een mens — u — beoordeelt en beslist altijd voordat iets bij een aanbestedende overheid wordt ingediend.
4. Met wie wij ze delen
Wij delen persoonsgegevens met de volgende verwerkers, elk gebonden door een verwerkersovereenkomst, en enkel voor zover nodig om de Dienst te leveren:
- Supabase — host onze database, authenticatie en bestandsopslag. Projectregio: Paris, France (AWS eu-west-3).
- Anthropic — verwerkt opdracht- en bedrijfstekst die u indient om matchscores, geschiktheidscontroles en conceptantwoorden te genereren. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten; overdrachten zijn gedekt door standaardcontractbepalingen of een gelijkwaardige waarborg.
- Resend — verzendt de opdrachtendigest en andere transactionele e-mails.
- Paddle — verwerkt betalingen en treedt op als Merchant of Record voor betaalde abonnementen; Paddle ontvangt de facturatiegegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken (Paddle, niet wij, bewaart uw kaartgegevens).
Opdracht- en gunningsgegevens die de andere richting op stromen — van de TED-databank van de EU en het Belgische e-Procurement/BOSA-platform naar TenderProc — zijn openbare aanbestedingsgegevens, geen persoonsgegevens van u; wij sturen uw gegevens niet naar deze bronnen.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
5. Internationale doorgiften
Onze database en bestandsopslag (Supabase) worden gehost in Paris, France (AWS eu-west-3), binnen de EU/EER. Twee andere onderdelen van onze werking zorgen er wel nog voor dat uw gegevens de EU/EER verlaten, en wij willen daar rechtstreeks over zijn in plaats van het te verbergen: onze AI-verwerkingsprovider (Anthropic) is gevestigd in de Verenigde Staten, en Nokhbat Al Mutakamilah lil Khadamaat atTijaria zelf, als verwerkingsverantwoordelijke, is gevestigd buiten de EU/EER. Voor elk van deze doorgiften vertrouwen wij op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander wettig doorgiftemechanisme erkend onder hoofdstuk V van de AVG om uw gegevens te beschermen. U kunt ons om een kopie van de relevante waarborg vragen door contact met ons op te nemen via contact@tenderproc.com.
6. Hoelang wij ze bewaren
Wij bewaren uw account- en werkruimtegegevens zolang uw account actief is. Als u uw account verwijdert, verwijderen of anonimiseren wij uw persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, behalve gegevens die wij langer moeten bewaren — bijvoorbeeld facturatie- en factuurregisters, die wij bewaren gedurende de termijn vereist door de Belgische boekhoud- en belastingwetgeving.
7. Uw rechten
Onder de AVG hebt u het recht om:
- toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- ons te vragen uw gegevens te verwijderen (onder voorbehoud van onze wettelijke bewaarverplichtingen, bv. voor facturen);
- bepaalde verwerkingen te beperken of daartegen bezwaar te maken;
- uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
- uw toestemming op elk moment in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
- een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit) of uw eigen EU-toezichthoudende autoriteit.
Om een van deze rechten uit te oefenen, contacteer ons via contact@tenderproc.com. Wij kunnen uw identiteit moeten verifiëren voordat wij op een verzoek reageren.
8. Cookies
Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies — één om u aangemeld te houden (geplaatst door Supabase-authenticatie) en één om uw taalvoorkeur te onthouden. Hiervoor is geen toestemming vereist, omdat de Dienst hier niet zonder kan functioneren.
Met uw toestemming, gegeven via de cookiebanner die bij uw eerste bezoek wordt getoond, gebruiken wij ook Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken (bekeken pagina’s, geschatte locatie op basis van IP-adres, apparaattype); IP-adressen worden geanonimiseerd voordat ze worden opgeslagen. Weigeren heeft geen invloed op uw gebruik van de Dienst, en u kunt uw keuze op elk moment wijzigen via “Cookievoorkeuren” in de footer.
9. Beveiliging
Gegevens onderweg zijn versleuteld (HTTPS). Toegang tot uw gegevens binnen de Dienst is beperkt tot uw eigen account via row-level security die op databaseniveau wordt afgedwongen — standaard kan geen enkel ander klantaccount uw gegevens opvragen. Toegang door TenderProc-medewerkers is beperkt tot wat nodig is voor ondersteuning en de werking van de Dienst.
10. Kinderen
TenderProc is een business-to-businessdienst en is niet gericht op, of bewust in gebruik door, kinderen.
11. Wijzigingen aan deze verklaring
Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij een materiële wijziging zullen wij redelijke inspanningen leveren om u hiervan op de hoogte te brengen voordat ze in werking treedt.